Fppro · Kurumsal cihaz yönetimi
Bir kurum, servis sağlayıcısıyla gizlilik sözleşmesi imzaladıktan sonra bütün veri sorularının çözüldüğünü düşünebilir. Oysa belirli bir cihazda hangi teste neden erişim gerektiği ve bu erişimin nasıl sona ereceği uygulama düzeyinde cevaplanmalıdır.
Sözleşmeyi iş akışına çevirin
Teknik servis hangi veriye, hangi amaçla ve hangi sınırla erişebilir? Verinin başka bir ortama kopyalanması gerekirse kim onaylar? İş farklı bir adreste veya alt sağlayıcıyla yürütülecekse kurum nasıl bilgilendirilir? Bu soruların cevabı günlük talep kaydında da uygulanabilir olmalıdır.
KVKK’nın açıklaması, kişisel verilerin korunması için teknik ve idari tedbirleri birlikte ele alır. Kurum adına başka bir tarafın veri işlemesi hâlindeki sorumluluk da ayrıca belirtilir. Sözleşme, uygulanacak tedbirlerin yerine geçmez.
Test için gereken erişimi sınırlayın
Her onarımda bütün kullanıcı dosyalarının açılması gerekmez. Testin amacı ve kullanılabilecek yöntem cihazın durumuna göre açıklanmalıdır. Mümkün olan işlerde kurumsal ekip tarafından hazırlanmış sınırlı test ortamı veya gözetimli kontrol seçenekleri değerlendirilebilir.
Bu yöntemler her arızaya uygulanabilecek tek bir çözüm değildir. Gerekli işlev testi erişimsiz yapılamıyorsa sonuç ve kısıt rapora yazılır. Sırf formu tamamlamak için yapılmamış test başarılı olarak gösterilmemelidir.
Parolayı genel yazışmaya taşımayın
Parola, kurtarma anahtarı veya erişim kodu genel teslim formuna, kargo paketine ya da geniş katılımlı e-posta zincirine yazılmamalıdır. Gerekli erişimin sağlanacağı yöntem kurumun güvenlik ekibiyle belirlenir.
iPhone parolasını servisle paylaşma rehberi kullanıcı düzeyindeki soruları açıklar. Kurumsal süreçte buna yetkilendirme, kayıt ve erişimi sonlandırma sorumlusu eklenmelidir.
Teslimden sonra kapanış kontrolü
- Verilen geçici erişim hâlâ gerekli mi?
- Oluşturulan test hesabı veya izinler nasıl kapatılacak?
- İşlem için alınan dosyaların durumu ne?
- Raporlarda gereksiz kişisel veri var mı?
- İstisna veya beklenmedik erişim kaydı var mı?
Her maddenin sorumlusu ve tamamlanma durumu belirlenmelidir. Cihazın fiziksel olarak geri gelmesi bütün erişimlerin kapandığı anlamına gelmez.
Belirsizliği erken bildirin
Beklenmedik bir erişim veya kayıp şüphesi varsa servis ve kurum arasında kimin, hangi kanaldan, hangi bilgilerle haber vereceği önceden konuşulmalıdır. Olayın niteliği değerlendirilmeden kesin ihlal veya kesin güvenlik sonucu ilan edilmez.
FP Kurumsal görüşmesinde gizlilik koşullarıyla birlikte bu işlem akışını da talep edin. Hukuki metnin kapsamını kurumun ilgili ekibi, teknik erişim düzenini ise bilgi işlem ve servis birlikte netleştirmelidir.
Sık sorulan sorular
NDA veri güvenliğini tek başına sağlar mı?
Sözleşmenin yanında erişim kontrolü, kayıt ve uygulanabilir süreçler gerekir.
Servis bütün verilere erişmek zorunda mı?
Gereksinim işleme göre değerlendirilir; erişimin amacı ve kapsamı açıklanmalıdır.
Geçici hesap her cihazda kullanılabilir mi?
Hayır. Cihaz, arıza ve test koşullarına göre uygunluğu değerlendirilir.
Veri şüphesinde ne yapılmalı?
Kurumun belirlediği olay bildirim ve değerlendirme akışı işletilmelidir.
Kurumunuzda kullanabileceğiniz belgeler
Kurumsal cihaz yönetimi kaynak merkezinde servise gönderim kontrol listesi, servis sağlayıcı değerlendirme formu, tamir/yenileme karar tablosu ve örnek servis raporu bulunur. Boş şablonları kurumunuzun işleyişine uyarlayabilirsiniz.
FP Kurumsal · Apple cihazları için servis yönetimi
Kurumunuzun servis ihtiyacını paylaşın
Cihaz türünü, yaklaşık adedi, yaşanan sorunu ve iş önceliğini belirtin. İnceleme, onay, veri erişimi, raporlama ve teslim kapsamını teklif aşamasında birlikte netleştirelim.
