Fppro · Kurumsal cihaz yönetimi
Üzerinde “imha edildi” yazan bir belge, tek başına hangi cihazın ne zaman ve hangi yöntemle işlem gördüğünü açıklamayabilir. Kurumsal kontrolün amacı belge sayısını artırmak değil, envanterden çıkan cihazla gerçekleşen işlemi eşleştirebilmektir.
Cihaz ile belgeyi eşleştirin
Seri numarası, envanter kodu, cihaz türü ve varsa ayrı depolama ortamı bilgilerini kontrol edin. Toplu belgede adet yazması, her satırın kurum listesindeki cihazla eşleştiğini göstermez. Eksik veya farklı kimlikler açıklığa kavuşturulmalıdır.
Kimliği okunamayan cihazlar için kullanılan alternatif tanımlama yöntemi ve dayanağı kaydedilmelidir. Aynı cihazın iki farklı işlem listesinde görünmesi hâlinde kayıtlar karşılaştırılır; belge sadece dosyaya kaldırılmaz.
İşlemin adını ve kapsamını okuyun
Veri silinen ve yeniden kullanılacak cihaz ile fiziksel olarak imha edilen cihaz aynı sonucu ifade etmez. Atık teslim fişi de veri işleminin ayrıntısını kendiliğinden göstermez. Belgeler birbirine bağlanabilir; fakat birbirinin yerine varsayılmamalıdır.
NIST SP 800-88 Rev. 2, veri hassasiyeti ve uygun kontrollerle yönetilen bir silme programı için rehber sunar. Raporda standart adının bulunması, işlemin nasıl uygulandığı ve değerlendirildiği sorularını ortadan kaldırmaz.
Belge kontrol listesi
- İşlem yapılmasına ilişkin yetki ve talep kaydı.
- Cihaz veya veri ortamı kimliği ve adet eşleştirmesi.
- Uygulanan işlemin adı, kapsamı ve yöntemi.
- Tarih, işlem yeri ve sorumlu taraf.
- Sonuç ve uygun olduğunda doğrulama kaydı.
- Başarısızlık, istisna veya tamamlanmamış adımlar.
- Sonraki teslim veya yönlendirme kaydı.
Bu liste kurum içi inceleme aracıdır; her durum için tek tip zorunlu belge formatı olduğu iddiası taşımaz.
Fiziksel süreç ve taraflar
İşlemi yapan taraf ile cihazı teslim alan taraf farklıysa bu ilişki açıklanmalıdır. Atık süreçlerinde kullanılan paydaşın ilgili faaliyet kapsamı ve belgeleri kurumun satın alma veya uyum ekibi tarafından değerlendirilir.
İşlem fotoğrafı yardımcı olabilir; ancak cihaz kimliği ve kayıt bağlantısı olmadan tek başına yeterli açıklama sağlamaz. Gerçek kişilere ait bilgiler veya ekran içerikleri görsel kanıt amacıyla gereksiz biçimde çoğaltılmamalıdır.
Envanter kapanışını tamamlayın
Belge, çıkış onayı ve cihaz listesi eşleştiğinde kurumun ilgili kaydı güncellenir. Açık kalan cihazlar ayrı takip edilir. Başarısız veya henüz gerçekleşmemiş işlem için tamamlanmış kayıt oluşturulmaz.
FP Kurumsal’dan teklif isterken veri işlemi ile fiziksel yönlendirmenin ayrı kapsamlarını ve verilecek belge örneğini isteyin. Hukuki saklama ve kurumun özel yükümlülükleri ilgili ekiplerce ayrıca değerlendirilmelidir.
Sık sorulan sorular
Silme belgesi fiziksel imhayı kanıtlar mı?
Yalnızca yapılan işlem silmeyse fiziksel imha sonucu çıkarılamaz.
Toplam adet yeterli mi?
Kurum listesindeki cihazlarla eşleştirme de yapılmalıdır.
Fotoğraf tek başına yeterli olur mu?
Cihaz kimliği, yöntem ve işlem kaydıyla ilişkilendirilmelidir.
Eksik belgeyle envanter kapatılır mı?
Eksiklik kurumun ilgili sürecinde değerlendirilip çözülmeden tamamlanmış kabul edilmemelidir.
Kurumunuzda kullanabileceğiniz belgeler
Kurumsal cihaz yönetimi kaynak merkezinde servise gönderim kontrol listesi, servis sağlayıcı değerlendirme formu, tamir/yenileme karar tablosu ve örnek servis raporu bulunur. Boş şablonları kurumunuzun işleyişine uyarlayabilirsiniz.
FP Kurumsal · Apple cihazları için servis yönetimi
Kurumunuzun servis ihtiyacını paylaşın
Cihaz türünü, yaklaşık adedi, yaşanan sorunu ve iş önceliğini belirtin. İnceleme, onay, veri erişimi, raporlama ve teslim kapsamını teklif aşamasında birlikte netleştirelim.
